Hoewel je vergaderingen in bijna elke tool kunt maken, zijn er een paar die beter zijn voor online vergaderingen. Google Docs is bijvoorbeeld een goede optie voor het maken en delen van documenten omdat je opmerkingen en bewerkingen kunt toevoegen, en je de inhoud kunt exporteren als een PDF- of Word-bestand. U kunt ook grafieken en diagrammen maken, bestanden koppelen en vervaldatums instellen.
Als u een systeem zoals Conf gonications gebruikt, kunt u eenvoudig een vergaderruimte maken en online vergaderingen plannen. U kunt ook vergaderingen opnemen en opnames delen, zodat iedereen weet wat er is gezegd. Als u uw gespreksnotities vanaf een computer wilt bijhouden, gebruik dan Zscocaly of Todoist. Deze tools zijn gemakkelijk te gebruiken en kunnen van overal worden geraadpleegd.
Vraag voordat je kunt plannen
Voordat u begint met het plannen van online vergaderingen, is het belangrijk om te weten of uw teamleden het prettig zouden vinden om online een vergadering op te zetten. Op die manier zal er minder verwarring zijn en zullen er minder onderbrekingen zijn. Het is ook een goed idee om met uw teamleden te praten over de tools die ze gebruiken. Als iemand liever een andere tool gebruikt, kan het zijn dat hij of zij zich niet gehoord of buitengesloten voelt. Als iemand liever een ander hulpmiddel gebruikt, kan het zijn dat hij of zij zich niet gehoord of buitengesloten voelt.
Wanneer u online vergaderingen opzet, moet u uw teamleden laten weten of ze een bepaalde tool moeten gebruiken om een vergadering te plannen. Zo ontstaat er geen verwarring en kan iedereen geconcentreerd blijven. Het is ook een goed idee om mensen te laten weten wat de verwachtingen zijn voor hun vergaderingen. Zo blijft alles beter georganiseerd en weten mensen hoe ze zich tijdens vergaderingen moeten gedragen.
Vergeet niet om op de dag zelf de tijden te controleren
Er zijn een paar dingen die je in gedachten moet houden bij het opzetten van je online vergaderingen en voor planningen online. Het eerste is dat je de tijden op de dag van de vergadering moet dubbelchecken. Online kalenders zoals Google Calendar tonen niet altijd de juiste tijden en het kan gemakkelijk zijn om dit over het hoofd te zien.
U moet er ook voor zorgen dat u de vergadertijd correct hebt ingesteld. Als u gebruik maakt van een tool zoals Conf gonications, moet u ervoor zorgen dat uw teamleden de tijd zien die u hebt ingesteld als de tijd van de vergadering. Als er verwarring is, kun je altijd een herinnering sturen. Je kunt ook een tool als Todoist gebruiken om ervoor te zorgen dat je niets vergeet.
Afronding.
Er zijn een paar online tools waarmee je getallen naar beneden kunt afronden als je ze gebruikt om een online vergadering te plannen. Dit is handig als u alles zo overzichtelijk mogelijk wilt houden. Als je bijvoorbeeld Google Agenda gebruikt, moet je ervoor zorgen dat je "Naar beneden afronden naar het dichtstbijzijnde half uur" selecteert bij het maken van je afspraken.
Als u Conf gonications gebruikt, kunt u getallen ook naar beneden afronden. U kunt Google Cal ook gebruiken om een kaart te zien van waar de vergadering zal worden gehouden.
Houd deze tips in gedachten bij het plannen van uw online vergaderingen en u zult meer gedaan kunnen krijgen zonder dat u tijd uit uw agenda hoeft te halen om met collega's te vergaderen.